Mensen die werken voor non-profitorganisaties houden over het algemeen erg van het woord samenwerken. Je kunt de wereld immers niet alleen veranderen: samenwerken met anderen - collega's, partners, donoren - is de enige manier. In de wereldwijde strijd rondom armoede, klimaatverandering, analfabetisme en toegang tot gezondheidszorg is ontwikkelingssamenwerking de logische overkoepelende term. Onderhandelen staat daarentegen niet hoog in het vaandel van professionals zonder winstoogmerk; het komt zelden voor op de lijst met vereiste vaardigheden in NGO vacatures. Vaak wordt onderhandelen gezien als een win-of-verliesoefening waarbij het enkel gaat om het verdelen van schaarste.
Toch is onderhandelen een belangrijke competentie voor deze doelgroep. Dit drieluik gaat over de vraag waarom onderhandelen essentieel is voor fondsenwerving, partnerschappen en communicatie. Binnen deze onderhandelingsdriehoek kunnen betere vaardigheden het verschil betekenen tussen succes en falen.
#2 Bouwen van Strategische Partnerschappen
Partnerschappen vormen de essentie van non-profitorganisaties. Ze zijn een onmisbaar onderdeel van internationale ontwikkelingssamenwerking. Ze zijn niet alleen waardevol om programma-uitvoering op te kunnen schalen, maar zijn ook nodig om goed in het buitenland te kunnen opereren en voldoende financiering te krijgen van donoren. Veel donoren, zoals de EU, eisen expliciet dat meerdere organisaties samen voorstellen indienen.
Over een paar maanden zal het Ministerie van Buitenlandse Zaken de nieuwe criteria bekendmaken voor de Strategische Partnerschappen die ze de komende jaren met aanzienlijke bedragen uit haar budget ontwikkelingssamenwerking zal ondersteunen. Deze aanbodgestuurde samenwerking leidt echter tot bijzondere onderhandelingsuitdagingen.
De basis van de Harvard aanpak van Constructief Onderhandelen is de yin en yang tussen het enerzijds creëren en anderzijds delen van waarde. Bijna elke onderhandeling heeft het potentie om waarde te creëren, om de taart te vergroten die uiteindelijk moet worden verdeeld. Een veel voorkomende fout is om geen of weinig aandacht te schenken aan waardecreatie. Vaak worden wederzijdse belangen niet volledig onderzocht of wordt er geen ruimte gemaakt om creatieve opties te onderzoeken. In plaats daarvan komen onderhandelaars onmiddellijk “ter zake” over wat zij zien als de kern van de onderhandeling: de kleinere taart verdelen door heen en weer te gaan met voorstellen en tegenvoorstellen. De onderhandelingen worden gezien als een beleefde win-lose oefening. Meer voor mij betekent minder voor jou. Met name in situaties waarin het partnerschap wordt gedreven door de donor zijn de risico's hoog. Eén organisatie schrijft vaak het inhoudelijke voorstel en wat volgt is ouderwetse positionele onderhandelingen met de anderen over stukjes en beetjes voor de hoofdaanvrager en de “onderaannemers”.
Creëer eerst waarde; praat daarna pas over verdelen
Als directeur van een nonp-profit heb ik zelf de impact hiervan ervaren. Door de focus op het verdeelvraagstuk blijft de werkelijke potentie van de samenwerking onbenut. Partijen besteden niet genoeg tijd aan het boven tafel krijgen van alle belangen, laat staan het verkennen van creatieve manieren waarop aan alle of de meeste van deze belangen kan worden voldaan. Wat een kans is voor een sterkere relatie tussen non-profitorganisaties wordt vaak een moeizame verplichting die spanningen genereert. De zogenaamde “onderaannemers” voelen zich nauwelijks eigenaar van het project als geheel. Ze gaan het zien als een hulpmiddel dat moet worden aangeboord in plaats van een impact generator die hun missie dient. De hoofdaanvrager ziet haar partners als onvoldoende gecommitteerd: ze lijken het minimale werk te doen voor de maximale beloning.
De toepassing van een paar inzichten uit Constructief Onderhandelen kunnen tijdens de ontwerp- en indieningsfases van gezamenlijke projecten helpen deze dynamiek te voorkomen. De belangrijkste daarvan is om voortdurend onderscheid te maken tussen relaties, processen en de inhoud van onderhandelingen.
Relatie: Doe een "relatiecheck" voordat je inhoudelijk de eerste stappen maakt. Ga er niet vanuit dat alles in orde is, omdat je persoonlijk geen problemen hebt met je partners. Zeker als er al eerder is samengewerkt tussen organisaties kan het goed zijn dat er tussen personen en/of teams verwachtingen en beelden spelen die een wissel trekken of gaan trekken op de inhoudelijke samenwerking.
Proces: Geef de volgorde en de frequentie van de onderhandelingen expliciete aandacht. Verkrijg "buy-in" van toekomstige partners over het proces voordat je naar de inhoud gaat. Dit betekent dat je de intentie die partijen hebben voor het partnerschap expliciet aan de orde stelt, alsmede het mandaat waarover zij moeten onderhandelen, de agenda voor de onderhandeling en de periode waarin deze afgesloten zou moeten worden.
Inhoud: Weersta de verleiding om jouw oplossingen te vroeg in de discussie in te brengen. Jouw oplossing is een standpunt over wat het beste werkt (zie ook aflevering 1). Zelfs als het briljant is, nodig je impliciet de andere partijen uit om ook posities in te nemen. Mensen overschatten over het algemeen hoe overtuigend rationele argumenten in een onderhandeling zijn. Uiteindelijk is onderhandelen de kunst om anderen jouw zin te geven. Dus in plaats van jouw oplossing snel op tafel te leggen, besteed je je tijd beter aan het verkennen van belangen van alle partijen en het brainstormen over een aantal mogelijke manieren om ze te dienen. Je ideeën hebben een veel betere kans om te slagen als ze voortkomen uit een gezamenlijke oefening.
Vooral wanneer de tijdsdruk hoog is, is het verleidelijk om de basisprincipes van Constructief Onderhandelen over te slaan. In Nederland bieden de nieuwe Strategische Partnerschappen de gelegenheid om het dit jaar helemaal anders te doen.